Eventos Virtuales

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Los eventos virtuales se encuentran en auge y tienen una mayor demanda cada día. ¿Quieres saber qué son los eventos virtuales y qué tienen de especial?
qué son eventos virtuales

Eventos Virtuales y la era digital

Los eventos siempre han sido una pieza clave para lograr un vínculo de unión entre las partes interesadas en un tema en común, bien sea, por cuestiones de negocios, informativas o incluso reuniones que promuevan el entretenimiento y la comunicación amena entre las partes.

Sin embargo, estas reuniones o eventos físicos requieren de todo un protocolo para que sean un éxito, además de un presupuesto relativamente alto que abarca desde el alquiler del centro de eventos o el lugar donde se realizará la reunión, hasta la gestión de los invitados y la planificación antes, durante y después del evento.

Además, las reuniones físicas requieren de una planificación rigurosa (si se toman en serio), y de la asistencia presencial de los invitados, de lo contrario, el participante no estará al tanto de las temáticas cubiertas durante la reunión, ni la toma de decisiones (si las hay) por parte de la empresa o entidad que realizó la convocatoria.

Gracias al avance de la tecnología, vencer estas limitaciones es más fácil de lo que se pudo imaginar, y llega un concepto innovador para lograr este objetivo: los eventos virtuales, también conocidos como reuniones virtuales.

¿Qué son los eventos virtuales?

Los eventos virtuales son eventos digitales que simulan una reunión física de forma virtual; es decir, sin contacto físico, y la comunicación se realiza a través del intercambio de información entre los participantes desde la pantalla de su dispositivo móvil, tablet o de escritorio, siempre y cuando cuente con acceso a Internet.

Las reuniones virtuales suelen utilizar plataformas en modalidad online. Si el propósito del evento es realizar una videoconferencia, puedes simplemente elegir alguna plataforma básica como Skype, Meet, Hangouts, Zoom, entre otras; mientras que, si buscas algo mucho más elaborado que represente exactamente un evento virtual, existe un repertorio de opciones para crear tu evento como si se tratara de una reunión presencial, entre ellas encontrarás Brella, Vfairs, 6Connex, INXPO, iVent y muchas más.

Sin embargo, gran parte de estas plataformas presentan unos costos elevados, lo que representaría una inversión superior a lo estimado. Y en algunos casos estarás limitado a poder adquirir los servicios que te presentan estas plataformas. Aún así, no todo está perdido, existen nuevas soluciones en el mercado que te ofrecen tanta calidad como las mencionadas anteriormente por un precio accesible, como lo es Plug Latam, tu solución tecnológica en eventos virtuales.

Tipos de Eventos Virtuales

Los organizadores de eventos cada día son más creativos a la hora de preparar sus reuniones, combinando de manera eficiente todas las herramientas que disponen. No obstante, es posible clasificar los eventos virtuales en 4 grandes tipos o grupos:

Webinars

Los webinars, también conocidos como seminarios web, son seminarios virtuales que suelen tener una duración de 45 a 90 minutos. Este tipo de eventos permite la participación de invitados desde cualquier parte del mundo, y dependiendo del organizador, pueden ser impartidos en modalidad gratuita o paga.

Por lo general, los webinars permiten formular preguntas y proponer respuestas, y el material puede ser presentado en vivo o por medio de una grabación.

Este tipo de eventos son utilizados por excelencia en la educación, por su facilidad de uso, gestión y creación. Y son una vía factible a la hora de definir debates sobre una cierta temática, así como también, para explicar un tema de estudios en general, procurando la asistencia y participación del 100% de los estudiantes.

Ferias y Expos

Las ferias y expos consisten en eventos cuyo propósito es informativo o promocional. Por ejemplo, las populares ferias internacionales de teatro, las ferias gastronómicas, o incluso las exposiciones sobre algún producto o la explicación ante un determinado tema. Tanto las ferias como las exposiciones son muy populares al día de hoy y son una forma segura de lograr el engagement entre los clientes y las empresas que proveen sus servicios.

Reuniones Online

Las reuniones online son aquellos eventos que se realizan por medio de una plataforma o aplicación que permite conectar a los participantes de manera virtual para definir sus ideas y hablar sobre algún determinado tema de interés en común, estableciendo entre todos ellos una “reunión”. También, son utilizadas para comunicarse entre amigos o colegas cuando no es posible realizar una reunión presencial entre ambas partes. Las reuniones online se encuentran en pleno auge, y cada día es mayor la demanda de aplicaciones o plataformas como Zoom, Skype, Meet, entre otras.

Conferencias Virtuales

Las conferencias virtuales son utilizadas ampliamente por la comunidad internacional para realizar reuniones digitales en vivo, usualmente para presentar debates, discursos, sesiones de trabajo, entre otras.

Las conferencias digitales suelen presentar su contenido bajo una agenda bien estructurada y compleja. Si bien, no han sido creadas para la capacitación exclusiva, es ampliamente utilizado para la presentación de ponencias y temas de interés, que permitan la interacción con el resto de los participantes.

Los 4 tipos de eventos explicados anteriormente pueden ser clasificados en dos subtipos de eventos:

Eventos Híbridos Internos

Este tipo de eventos se caracterizan por ser una solución viable para reunir a los empleados de las empresas cuando no se encuentran ubicados en el mismo sector, o la reunión física se complica por otros factores como la disponibilidad de tiempo. También, son aplicados para realizar reuniones internas o capacitaciones como entrenamientos, donde todo el material se maneja internamente por el organizador sin incluir participantes externos.

Eventos Híbridos Externos

Son eventos organizados para ofrecer la participación de individuos que son externos a la organización, pero que están interesados en ella. Suelen ser eventos con una calidad rigurosa para lograr una buena impresión entre los participantes. Por ello, es común ver que presentan mayor contenido audiovisual en comparación con las conferencias y webinars.

¿Por qué organizar eventos virtuales?

Los eventos virtuales no deben subestimarse en comparación con los eventos físicos, ya que, los eventos virtuales alcanzan el mismo objetivo: lograr la transmisión de un mensaje para un equipo de participantes que están interesados en adquirir un conocimiento en un área en común.

Por otra parte, los eventos virtuales requieren de una menor inversión en recursos. Al estar compuesto por contenido digital, se ahorra la logística de reservación de salas físicas, el protocolo de asistencia a los participantes, la planificación de la agenda, y el protocolo de pasos a seguir para realizar la presentación de las ponencias o de los organizadores principales del evento.

Otro factor importante es la flexibilidad para los usuarios que quieren formar parte del evento. La asistencia es obligatoria para participar en un evento virtual, pero al ser virtual te puedes conectar desde tu casa, y no estarás obligado a desplazarte hasta la ubicación física, ¡esto se traduce en muchos más asistentes!

Gracias a la organización de los eventos digitales el desarrollo y planificación de los eventos es mucho más económico y rápido, pero claro está, es necesario encontrar una agencia especializada en el ámbito de las reuniones virtuales, capaz de proporcionar herramientas de calidad con una selección cuidadosa de las tecnologías a implementar en base a los objetivos que se desean alcanzar.

Entre las mejores agencias de Latinoamérica en la planificación, creación y ejecución de eventos virtuales se encuentra Plug Latam, con presencia en Chile, Perú, Ecuador y México. Al contratar los servicios de Plug Latam encontrarás la asesoría de expertos en el área de las reuniones virtuales con un portafolio de proyectos a nivel profesional.

Lleva tu evento físico al plano virtual y supera las limitaciones físicas que implican una reunión presencial. ¡Te esperamos!

 

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