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¿Qué son los eventos virtuales?

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Los eventos virtuales se encuentran en auge y tienen una mayor demanda cada día. ¿Quieres saber qué son los eventos virtuales y qué tienen de especial?

¿De qué trata este post?

¿Qué son los eventos virtuales y por qué las empresas los adoptaron?

Los eventos siempre han sido un recurso muy importante para que las empresas, se comuniquen con sus audiencias internas y externas, ya sea por cuestiones de negocios, informativas o incluso reuniones que promuevan la creación de equipos y mejorar la comunicación entre departamentos y empresas de diferentes ciudades o países.

Generalmente, estas reuniones o eventos se llevaban a cabo en un formato únicamente físico, requiriendo de todo un protocolo complejo para su éxito, además de un presupuesto alto que abarca desde el alquiler de un centro de eventos hasta la gestión de los invitados, como lo son, traslados, alojamientos, viáticos o banquetearía.

Es decir, las reuniones físicas requieren de una planificación rigurosa (si se toman en serio), y de la asistencia presencial de los invitados, quienes deben viajar hacia el lugar de encuentro, para poder participar de las temáticas que se cubrirán durante el evento, la toma de decisiones por parte de la empresa o  la entidad que realizó la convocatoria.

Afortunadamente, las empresas pueden solucionar estas limitaciones utilizando eventos virtuales, los cuales a través de tecnologías innovadoras, consiguen incluso mejores objetivos y resultados, que las versiones presenciales.

¿Qué son los eventos virtuales?

Los eventos virtuales son medios a través de los cuales, las empresas reúnen y se comunican con sus audiencias internas y externas, de forma eficiente y sin importar la ubicación geográfica donde se encuentren, a través de una plataforma digital especializada, que cumpla con las funcionalidades necesarias, para cubrir las necesidades de cada evento, como lo pueden ser, transmisiones en vivo, stands interactivos, networking, conectividad entre otras. 

Con una buena plataforma de eventos virtuales solo necesitas, un computador, celular o tablet y una conexión a internet para asistir. Muchas empresas, suelen resolver de manera equivoca, sus transmisiones o videoconferencias a través de herramientas, que no suplen correctamente sus objetivos. Las más comunes son: Microsoft Teams, Zoom, YouTube, Facebook, entre otras; Sin embargo, estas herramientas se enfocan únicamente en permitir, una reunión o transmisión en vivo, sin mucha interactividad, nula presencia de marca y sentido de pertenencia y, lo que es peor, presentando estímulos y distracciones permanente a las audiencias, que resultan en migración de esta, hacia otros contenidos fuera del evento. 

Uno de los principales barreras que enfrentan las empresas latinoamericanas en la actualidad, es que no existen muchas alternativas, que se ajusten a los presupuestos de la región, en el idioma español y que permitan a los colaboradores, construir eventos ilimitados y personalizados, en la medida que lo vayan requiriendo. Sin embargo, Plug Latam resuelve este problema en Latinoamérica, ofreciendo la posibilidad de transformar digitalmente la forma en que las organizaciones se comunican con sus audiencias internas y externas. 

Tipos de Eventos Virtuales

Cada empresa tiene distintos requerimientos de evento virtual, según el departamento y los objetivos que desea cumplir, ya sea comunicar beneficios comerciales a potenciales clientes, posicionar la marca en la mente de los consumidores, alinear equipos remotos o destacar funcionarios en ceremonias de premiación, los tipos y formatos de evento que una empresa realiza, son diversos.  No obstante, es posible clasificar los eventos virtuales en 4 categorías:

Webinars

Los webinars,  se caracterizan por consistir de una transmisión en vivo o pregrabada, donde una autoridad habla sobre un tema de relevancia, mientras que una audiencia escucha. Esta audiencia puede interactuar a través de chat, preguntas y respuestas en vivo, encuestas y cuestionarios o inclusos ser invitados a subir a la transmisión. El formato webinar se utiliza, para compartir información de valor, realizar ceremonias de premiación, titulaciones, alineamiento de equipos convenciones comerciales y en general, eventos donde una persona se dirige a muchas.  

Ferias y Expos Virtuales

Las ferias y expos consisten en eventos cuyo propósito es reunir comunidades de personas en torno a una temática en común, juntando en mismo espacio a proveedores, clientes y figuras de autoridad, utilizando transmisiones en vivo, stands interactivos y networking. Por ejemplo, Plug Latam realiza, la Feria Original John Deere donde se reúnen personas del mundo del agro, autoridades que comentan sobre innovaciones regulaciones y recomendaciones, además de stands interactivos donde las empresas exhiben sus productos , en donde la empresa exhiben sus productos.

Capacitaciones Virtuales

Las capacitaciones virtuales son instancias donde las empresas enseñan a sus colaboradores sobre temas de relevancia estas capacitaciones se llevan acabo de 3 formatos principales: Transmisiones en vivo, stands interactivos con contenido para reforzar y módulos LMS para e-learning. 

Congresos, Conferencias y Seminarios Virtuales

Los congresos, conferencias y seminarios virtuales comparten un fin informativo, donde se congregan figuras de autoridad que comparten información y una audiencia que quiere aprender, en estos eventos y de manera opcional, muchas veces se incluyen stands interactivos, de auspiciadores o de la empresa que organiza y módulos de networking, para relacionamiento entre socios estratégicos.    

Eventos Híbridos

Todos los eventos listados anteriormente, tienen la posibilidad de ser realizados en paralelo, de manera física y virtual. De esta forma las empresas ganan la cercanía de la presencialidad, sin perder el potencial de convocatoria del formato virtual, que aprovechan al máximo las posibilidades de ambos mundos.

¿Por qué organizar eventos virtuales?

Los eventos virtuales pueden potenciar o conseguir resultados incluso superiores a los eventos físicos y se han vuelto una opción permanente al interior de todas las organizaciones.

Esto debido a que requieren de una menor inversión en recursos, logística y no dependen de un espacio físico, además el hecho de conseguir convocar asistentes desde distintas ciudades y países, los vuelven una opción incomparable. 

Otro factor importante es la flexibilidad para los usuarios que quieren formar parte del evento. Si bien este puede ser desarrollado en una fecha y horario determinado, el formato virtual permite alojar los contenidos en formato On Demand, para ser consumidos en un momento que acomode al asistente. 

Finalmente un punto muy importante de una buena plataforma de eventos virtuales, es que puedes medir y capturar bases de datos relevantes, que te permiten tomar decisiones informadas e incluso, utilizarlas en tus campañas de remarketing.

La mejor plataforma de eventos virtuales en Latinoamérica es Plug Latam, ya que te permite planificar, crear y ejecutar eventos virtuales de forma planificada e ilimitada al interior de tu empresa. Al contratar los servicios de Plug Latam encontrarás la asesoría de expertos que han realizado proyectos profesionales a nivel internacional.

Apoya la transformación digital de tu empresa o institución, a través de eventos virtuales profesionales, ¡te esperamos!

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