PLUG

Reuniones Virtuales

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Las reuniones virtuales son la solución para realizar nuestros encuentros sin depender del contacto físico. Aquí te explicamos cómo hacerlas.
reuniones virtuales

¿De qué trata este post?

Las reuniones virtuales se encuentran en auge gracias al avance de las tecnologías de la información y las nuevas alternativas para lograr la comunicación entre las personas. Si bien, en el pasado las reuniones en lugares físicos presentaban una mayor naturalidad para lograr un ambiente mucho más ameno y confiable, así como también, presentaban un mayor acercamiento entre los integrantes, hoy en día existen ciertas limitaciones que no nos permiten tener nuestros encuentros físicos, y por ello debemos recurrir a nuevas alternativas.

Una de las alternativas para lograr una comunicación efectiva evitando a toda costa el acercamiento físico son las populares reuniones virtuales, que pueden ser realizadas no solo por motivos de encuentros personales o celebraciones, sino también para tratar temas de índole profesional y empresarial.

¿Qué son las reuniones virtuales?

Las reuniones virtuales son aquellas reuniones que son llevadas a cabo en modalidad online. El usuario solo necesita un dispositivo que incorpore una plataforma en línea y le permita realizar una conexión a distancia con las personas con quienes desea realizar la comunicación.

Algunas plataformas permiten una comunicación de punto a punto, mientras que otras logran que los mensajes sean realizados por medio de la multi-difusión, es decir, un mensaje puede ser enviado al mismo tiempo a todos los usuarios que formen parte de la reunión, y, a su vez, los usuarios pueden responder el mensaje en tiempo real.

En un principio, las reuniones virtuales se realizaban como casos experimentales para determinar la eficacia de transmitir un mensaje, y tras su éxito, las empresas fueron las principales entidades que decidieron adoptar este modelo en su logística de comunicaciones.

Hoy en día, los empresarios suelen realizar reuniones virtuales con los clientes y sus empleados a través de plataformas reconocidas, y de esta manera se pueden obtener una serie de beneficios con respecto a inversión de tiempo (por lo general estas reuniones son rápidas) y simplicidad (no requieren de una exhaustiva planificación ni gastos adicionales por concepto de logística).

Consejos para hacer reuniones virtuales

Los eventos virtuales son opciones rentables en comparación con las presenciales; sin embargo, si queremos sacar el mayor provecho de nuestra reunión debemos tomar en cuenta algunos tips:

Planificación anticipada

Se podría pensar que estas reuniones al ser realizadas en modalidad virtual no requieren de una planificación exhaustiva. No obstante, uno de los pilares para lograr una reunión virtual efectiva es la invitación.

Si el usuario quiere realizar una reunión con una persona conocida o algún familiar o amigo, este factor puede ser el de menor importancia, pero, cuando estamos hablando en el ámbito de los negocios, las presentaciones a gran escala, y las reuniones con la finalidad de ofrecer un servicio, necesitamos generar una presentación impactante, una invitación que incentive a los usuarios a asistir a la reunión, y lo más importante, generar engagement con el público objetivo.

Por lo tanto, una planificación anticipada y unos recordatorios (no invasivos) unos días antes de la reunión, permitirán obtener una mayor aceptación por parte de los invitados, y un mayor acercamiento hacia ellos.

Elaboración de minutas

Una estrategia muy útil para lograr que los invitados no “pierdan el hilo” de la reunión es la elaboración de las minutas. Consiste en exponer claramente de qué trata la reunión, cuál es el propósito de la misma, y la descripción general de cada uno de los puntos que formarán parte de la reunión.

La minuta puede ser vista como la “agenda a tratar” en la reunión. Por lo general, se caracteriza por ser una breve presentación de las principales ponencias o representantes, así como también, un mensaje de agradecimiento para los invitados. De esta manera, se logra que la reunión capture la atención de los invitados, y finalmente, se puntualiza cada uno de los ítems que serán abordados durante la presentación.

Participación por turnos

Los invitados que forman parte de la reunión no tienen por qué sentirse excluidos, es por ello que en este tipo de reuniones existe la participación por turnos. Es decir, las ponencias describen y explican cada uno de los puntos que forman parte de la reunión, y tienen la libertad de realizar preguntas, o generar feedback con sus invitados. Al aplicar esta metodología, los invitados comienzan a participar y se asegura que no queden cabos sueltos con respecto al tema expuesto.

Sin embargo, debemos tomar en cuenta que esto depende exclusivamente del tipo de reunión que sea. Ciertas reuniones no permiten la participación de los invitados, o en otros casos puntuales son informativas, lo que quiere decir que la información es específica y no requiere de la participación de los integrantes (por ejemplo, una reunión virtual para informar un aumento de sueldo).

Evaluación de tecnología

Un factor importante para lograr una comunicación efectiva al realizar este tipo de reuniones es la tecnología a implementar. Debemos tomar en consideración las principales plataformas, su compatibilidad con los diversos dispositivos que existen y su facilidad de uso.

Una reunión puede presentar una temática muy interesante, pero si la plataforma es difícil de utilizar, o se generan fallas en las comunicaciones, existe el riesgo de perder por completo la eficacia del mensaje que se quiere transmitir, y por lo tanto, el desinterés por parte de los invitados.

Ventajas de las reuniones virtuales

Las reuniones virtuales presentan innumerables ventajas con respecto a las presenciales. A continuación te describiremos cada una de ellas:

Reducción de costos

Al ser reuniones en modalidad virtual no requieres de un presupuesto sumamente elevado por motivos de logística de planificación y el protocolo de etiqueta para los invitados. Tampoco requieres de alquiler de salsas, ni refrigerio, otros costos relacionados con el transporte, y servicios como catering, entre otros.

Alto nivel de difusión

Dependiendo de la plataforma, podemos lograr abarcar tantos invitados como necesitemos, sin perder calidad en la transmisión del mensaje. Además, evitamos las aglomeraciones y otros problemas que pueden surgir durante la presentación por interferencia en las telecomunicaciones (al estar una gran cantidad de invitados con su teléfono operativo) o el ruido por la comunicación entre ellos.

Optimización de tiempos

Podrás realizar tu reunión desde la comodidad de tu hogar u oficina, sin tener que invertir tiempo y esfuerzo para trasladarte hasta el lugar del evento. Además, las reuniones están establecidas por tiempos. Si se establece una duración de 1 hora, es poco probable que requiera de mayor cantidad de tiempo, salvo que ocurran fallas en las comunicaciones, y para evitar este tipo de problemas, debemos tomar en cuenta la evaluación de la tecnología que se va a utilizar.

Existen muchas más ventajas que pueden ser expuestas; sin embargo, estas son las tres principales razones por las cuales las reuniones virtuales son más rentables tanto a nivel de tiempo como en el ámbito económico (por reducción de gastos).

Si tienes alguna consulta, o estás animado a crear tu reunión virtual, pero no sabes por dónde empezar, puedes contactar con Plug Latamespecialistas en producción de eventos virtuales.

Te esperamos.

Leave a Replay

Últimos Posts

Feria Virtual
Eventos Virtuales

Las ferias virtuales para exponer tu negocio

Las ferias virtuales son comúnmente utilizadas para realizar campañas de publicidad y branding para exponer tu negocio o marca. Son eventos virtuales que describen los servicios y/o productos que ofreces. ¡Aquí te daremos toda la info al respecto!

Leer post »
Realidad Aumentada en Mobile
Eventos Virtuales

4 estrategias para tus eventos virtuales

Las estrategias de contenido son imprescindibles si deseas aumentar el éxito de tus eventos virtuales. Aquí te presentamos las 4 claves para impulsar tus reuniones virtuales.

Leer post »
videoconferencias
Eventos Virtuales

Videoconferencias y Salas Virtuales

Las videoconferencias y las salas virtuales son el recurso indispensable para realizar tus conferencias en modalidad online, sin limitarte en cuanto a espacio y tiempo. ¿Te gustaría saber más al respecto?

Leer post »
educación online
Eventos Virtuales

La Educación Virtual

La educación virtual es la alternativa ideal para poder continuar con la prosecución de tus estudios, sin la necesidad de moverte de tu hogar. Acá te contamos de qué se trata.

Leer post »
¡Contáctanos!

Suscríbete