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Reuniones Virtuales

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Las reuniones virtuales son la solución para realizar nuestros encuentros sin depender del contacto físico. Aquí te explicamos cómo hacerlas.

¿De qué trata este post?

Las reuniones o eventos virtuales encontraron un auge sin precedentes entre los años 2020 y 2022 gracias al avance de las tecnologías y alternativas para lograr la comunicación entre las personas, junto con la situación sanitaria mundial donde la pandemia del COVID19 obligó al mundo entero a quedarse en casa. Si bien, en el pasado los eventos en lugares físicos presentaban una mayor naturalidad para lograr un ambiente mucho más conocido y cercano, hoy en día aún existen limitaciones de aforo de personas en lugares físicos que no nos permiten tener nuestros encuentros en esta modalidad, y no solo eso, sino que también nos limita a interactuar con personas presentes en otras ciudades o países, por ello debemos recurrir a nuevas alternativas.

La mejor forma para lograr una comunicación efectiva sin depender del acercamiento físico son los ya conocidos eventos y reuniones virtuales, que pueden ser realizadas no solo por motivos de encuentros personales o celebraciones, sino también para tratar temas de índole profesional y empresarial.

¿Qué son los eventos y  reuniones virtuales?

Los eventos y reuniones virtuales son aquellas juntas entre 2 o más personas que son llevadas a cabo en modalidad online. El usuario solo necesita un dispositivo que incorpore una plataforma en línea y le permita realizar una conexión a distancia con las personas con quienes desea realizar la comunicación.

Algunas plataformas permiten una comunicación de punto a punto, mientras que otras logran que los mensajes sean realizados por medio de la multi-difusión, es decir, un mensaje puede ser enviado al mismo tiempo a todos los usuarios que formen parte de la reunión, y, a su vez, los usuarios pueden responder el mensaje en tiempo real.

En un principio, las reuniones virtuales se realizaban como casos experimentales para determinar la eficacia de transmitir un mensaje, y tras su éxito, las empresas fueron las principales entidades que decidieron adoptar este modelo en su logística de comunicaciones.

Hoy en día, las empresas suelen realizar eventos y reuniones virtuales con clientes y colaboradores a través de plataformas digitales, y de esta manera se pueden obtener una serie de beneficios con respecto a inversión de tiempo (por lo general es sólo conectarse) y simplicidad (no requieren de una exhaustiva planificación ni gastos adicionales por concepto de logística).

Consejos para hacer reuniones virtuales

Los eventos virtuales son opciones rentables en comparación con las presenciales; sin embargo, si queremos sacar el mayor provecho de nuestra reunión debemos tomar en cuenta algunos tips:

Planificación anticipada

Se podría pensar que estas reuniones al ser realizadas en modalidad virtual no requieren de una planificación exhaustiva. No obstante, uno de los pilares para lograr una reunión virtual efectiva es la correcta coordinación de todas las actividades necesarias para hacerlo bien.

Si el usuario quiere realizar un evento o  reunión con personas conocidas como algún familiar o amigo, este factor puede ser el de menor importancia, pero, cuando estamos hablando en el ámbito de los negocios, las presentaciones a gran escala, y las reuniones con la finalidad de ofrecer un servicio, necesitamos generar una presentación impactante, una invitación que incentive a los usuarios a asistir a la reunión, y lo más importante, generar engagement con el público objetivo.

Por lo tanto, una planificación anticipada y recordatorios unos días antes del evento virtual, permitirán obtener una mayor aceptación por parte de los invitados, y un mayor acercamiento hacia ellos.

Elaboración de minutas

Una práctica muy útil para lograr que los invitados no “pierdan el hilo” de la reunión es la elaboración de las minutas. Consiste en exponer claramente de qué trata el evento virtual, cuál es el propósito del mismo, y la descripción general de cada uno de los puntos que formarán parte del evento virtual.

La minuta puede ser vista como la “agenda a tratar” en la reunión. Por lo general, se caracteriza por ser una breve presentación de las principales ponencias o representantes, así como también, un mensaje de agradecimiento para los invitados. De esta manera, se logra que la reunión capture la atención de los invitados, y finalmente, se puntualiza cada uno de los ítems que serán abordados durante la presentación.

Participación por turnos

Los invitados que forman parte de la evento pueden sentirse muy incluidos en las actividades, cuando son invitados a participar de forma interactiva. Es decir, las ponencias describen y explican cada uno de los puntos que forman parte del evento, y los participantes tienen la libertad de realizar preguntas, o generar feedback. Al aplicar esta metodología, los invitados mantienen mayor nivel de atención, sentido de pertenencia con el evento y sienten ganas de seguir participando en ediciones futuras.

Sin embargo, debemos tomar en cuenta que esto depende exclusivamente del tipo de evento que se organice. Ciertas reuniones no permiten la participación de los invitados, o en otros casos puntuales son informativas, lo que quiere decir que la información es específica y no requiere de la interacción de la audiencia (por ejemplo, una ceremonia virtual donde un gerente informa sobre una decisión estratégica importante de la empresa).

Evaluación de tecnología

Un factor importante para lograr una comunicación efectiva al realizar este tipo de eventos virtuales es la tecnología a implementar. Debemos tomar en consideración las principales plataformas, su compatibilidad con los diversos dispositivos que existen y su facilidad de uso.

Un evento virtual puede presentar una temática muy interesante, pero si la plataforma es difícil de utilizar, o se generan fallas en las comunicaciones, existe el riesgo de perder por completo la eficacia del mensaje que se quiere transmitir, y por lo tanto, el desinterés por parte de los invitados.

Ventajas de las reuniones virtuales

Los eventos virtuales presentan innumerables ventajas con respecto a los presenciales. A continuación te describiremos cada una de ellas:

Reducción de costos

Al ser eventos en modalidad virtual, no se requiere de un presupuesto sumamente elevado por motivos de logística de planificación y el protocolo de etiqueta para los invitados. Tampoco se necesita de alquiler de salas, ni refrigerio, otros costos relacionados con el transporte, y servicios como catering, entre otros.

Alto nivel de difusión

Dependiendo de la plataforma, podemos lograr abarcar tantos invitados como necesitemos, sin perder calidad en la transmisión del mensaje. Además, evitamos las aglomeraciones y otros problemas que pueden surgir durante la presentación por interferencia en las telecomunicaciones (al estar una gran cantidad de invitados con su teléfono operativo) o el ruido por la comunicación entre ellos.

Optimización de tiempos

Podrás realizar tu evento desde la comodidad de tu hogar u oficina, sin tener que invertir tiempo y esfuerzo para trasladarte hasta el lugar del evento. Además, las reuniones están establecidas por tiempos. Si se establece una duración de 1 hora, es poco probable que requiera de mayor cantidad de tiempo, salvo que ocurran fallas en las comunicaciones, y para evitar este tipo de problemas, debemos tomar en cuenta la evaluación de la tecnología que se va a utilizar.

Existen muchas más ventajas que pueden ser expuestas; sin embargo, estas son las tres principales razones por las cuales las reuniones virtuales son más rentables tanto a nivel de tiempo como en el ámbito económico (por reducción de gastos).

Si tienes alguna consulta, o estás animado a crear tu reunión virtual, pero no sabes por dónde empezar, puedes contactar con Plug Latamespecialistas en producción de eventos virtuales.

Te esperamos.

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